外勤出差申請紀錄

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管理者可以在「管理模式」的「首頁」點選「申請紀錄」，再選擇「外勤出差申請紀錄」，即可進入外勤出差申請紀錄頁面。此功能用於檢視使用者的外勤出差申請紀錄，幫助管理者審核和管理出差安排。

功能特色

  1. 申請紀錄清單

    • 系統會按申請日期順序顯示所有外勤出差申請紀錄。
    • 支援按使用者姓名、部門或日期範圍進行篩選，快速尋找所需資料。

  2. 即時狀態顯示

    • 申請狀態包括：
      • 待審核：申請正在等待審核中。
      • 審核通過：申請已核准，外勤出差安排正式生效。
      • 審核未通過：申請未被核准，出差安排未生效。

  3. 詳情檢視

    • 管理者可點選申請檢視詳細資訊，包括申請日期、出差地點、出差原因及相關附加資料。

注意事項

  • 日期範圍限制

    • 使用者申請外勤出差的日期不得早於其到職日，系統將自動限制此類申請提交。
    • 此規定確保申請符合使用者實際在職情況，避免不必要的錯誤紀錄。

  • 資料確認

    • 使用者在提交外勤出差申請前，應仔細確認出差日期、地點與目的，確保資料的準確性。

  • 通知與提醒

    • 系統會自動推播通知給相關審核者，確保申請可及時處理，避免影響行程安排。

此功能協助管理者有效掌握外勤出差申請狀況，提升審核效率，並確保安排符合公司政策。

外勤出差申請流程說明

使用者（員工）提出外勤出差申請後，刷點會將申請交由指定的外勤出差審核者審核。若安排多位審核者，最先送出的核准或退回結果會立即生效，其他審核者無須再處理。申請通過後，管理者可點選欲加入行事曆的外勤出差紀錄，再點選「加入裝置行事曆」，即可完成。

  1. 使用者（員工）提出外勤出差申請
  2. 任一位外勤出差審核者進行審核

加入裝置行事曆

首頁 > 管理模式 > 申請紀錄 > 外勤出差申請紀錄 > 詳細外勤出差申請紀錄 > 加入裝置行事曆

管理者可透過以下步驟，將「外勤出差申請紀錄」同步到裝置的行事曆，以提升行程管理效率，避免漏失重要活動資訊，並協助團隊成員即時掌握同仁的外勤出差情況。

操作步驟

  1. 開啟系統，進入「管理模式」，選擇「首頁」。
  2. 在首頁介面中，點選「申請紀錄」。
  3. 從顯示的紀錄選單中，選擇「外勤出差申請紀錄」。
  4. 在外勤出差申請紀錄列表內，找到並點選任一筆需要加入裝置行事曆的紀錄，以進入該紀錄的詳細畫面。
  5. 於紀錄詳細畫面，點選「加入裝置行事曆」的按鈕。
  6. 彈出的選單中，選擇裝置上欲加入的目標行事曆，點選確認，即可完成加入。

注意事項

  • 本功能僅支援將紀錄新增至裝置行事曆。如後續需移除該紀錄，則需手動至手機或其他裝置的行事曆內個別刪除，系統本身並不具備同步刪除的功能。
  • 若管理員於「刷點」系統內刪除外勤出差申請紀錄，裝置行事曆內已同步新增的該筆紀錄將不會自動移除，需管理者自行處理。

Android 手機刪除紀錄步驟

  1. 開啟手機上的「Google 日曆」應用程式。
  2. 在日曆內找到並點選欲刪除的外勤出差申請紀錄。
  3. 點選右上角的「三個點」圖示，開啟更多選項。
  4. 從選單中選擇「刪除」即可移除該筆紀錄。

iOS 手機刪除紀錄步驟

  1. 開啟 iPhone 上的「行事曆」應用程式。
  2. 點選欲刪除的外勤出差申請紀錄，開啟詳細資訊畫面。
  3. 往下滑動至最底部，點選「刪除行程」，即可將該筆紀錄從行事曆中移除。

同步手機內建行事曆與 Google 日曆

為確保手機內建行事曆與 Google 日曆保持同步，請參考以下設定方法：

Android 裝置

  1. 開啟手機上的「設定」。
  2. 點選「密碼、通行密鑰與帳戶」。不同品牌的選單名稱可能略有不同。
  3. 選擇您的 Google 帳戶，再點選「帳戶同步」。
  4. 確認「日曆」同步功能已開啟。

iOS 裝置

  1. 開啟 iPhone 的「設定」App。
  2. 點選「App」，再點選「行事曆」。
  3. 點選「行事曆帳號」>「加入帳號」>「Google」。
  4. 登入您的 Google 帳戶，並確認「行事曆」同步功能已開啟。

透過上述設定，即可順利同步手機內建行事曆與 Google 日曆，確保行程紀錄的即時性與一致性。

建議管理者定期確認行事曆與系統內紀錄的一致性，避免因資訊落差影響團隊活動的安排與管理效率。

外勤出差申請紀錄審核

首頁 > 管理模式 > 右上角通知 > 任一筆外勤出差申請紀錄

管理者可以在「管理模式」的「首頁」點選「右上角通知」，再選擇「任一筆外勤出差申請紀錄」，即可進入外勤出差申請紀錄審核頁面。

若有員工提交了外勤出差申請，創建者、最高管理者，或該員工的外勤出差審核者可以進行外勤出差申請審核動作。

刪除外勤出差申請紀錄

首頁 > 管理模式 > 申請紀錄 > 外勤出差申請紀錄 > 詳細外勤出差申請紀錄 > 刪除

管理者可以在「管理模式」的「首頁」點選「申請紀錄」，再選擇「外勤出差申請紀錄」，接著點選「任一筆外勤出差申請紀錄」，即可進入詳細外勤出差申請紀錄。此功能允許管理者刪除員工的外勤出差申請紀錄，幫助維持資料的準確性和規範性。

操作步驟

  1. 進入管理模式
    開啟系統並選擇 管理模式。

  2. 前往申請紀錄
    點選 申請紀錄，進入管理介面。

  3. 選擇外勤出差申請紀錄
    在申請紀錄頁面中，找到 外勤出差申請紀錄，查詢需要刪除的申請資料。

  4. 執行刪除操作
    點選目標紀錄旁的 刪除 按鈕，系統將彈出確認提示，確認後完成刪除。

注意事項

  • 刪除後無法復原

    • 一旦刪除，該外勤出差申請紀錄將無法復原，請確認操作的必要性。

  • 保留重要紀錄

    • 如果該紀錄涉及重要行程或費用核算，建議備份或記錄相關資料後再刪除。

  • 通知員工

    • 在刪除紀錄前，與相關員工確認並溝通，避免因誤解引發爭議。

此功能為管理者提供靈活的資料管理工具，確保外勤出差申請紀錄清晰且符合公司規範。

常見問題與解答

Q1：管理者如何進入外勤出差申請紀錄頁面？

A： 管理者可以透過「管理模式」的首頁，點選「申請紀錄」，再選擇「外勤出差申請紀錄」，即可進入該頁面。

Q2：外勤出差申請紀錄頁面提供了哪些主要功能特色？

A： 該頁面主要提供三項功能：申請紀錄清單，顯示所有申請並支援篩選；即時狀態顯示，展示申請的待審核、審核通過或審核未通過狀態；以及詳情檢視，讓管理者檢視申請的詳細資訊。

Q3：在外勤出差申請紀錄頁面中，管理者可以如何快速找到所需的資料？

A： 管理者可以利用頁面提供的篩選功能，按使用者姓名、部門或日期範圍來快速尋找特定的申請紀錄。

Q4：外勤出差申請的即時狀態有哪些？各代表什麼意思？

A： 申請狀態包括「待審核」，表示申請正在等待審核；「審核通過」，表示申請已核准，出差安排正式生效；以及「審核未通過」，表示申請未被核准，出差安排未生效。

Q5：在申請外勤出差時，系統有哪些日期範圍的限制？

A： 系統會自動限制使用者申請外勤出差的日期不得早於其到職日，以確保申請符合使用者實際在職情況。

Q6：使用者在提交外勤出差申請前需要注意什麼？

A： 使用者在提交申請前應仔細確認出差日期、地點與目的，確保資料的準確性。

Q7：管理者如何刪除員工的外勤出差申請紀錄？

A： 管理者需先進入「管理模式」的「外勤出差申請紀錄」頁面，點選任一筆欲刪除的申請紀錄進入詳細頁面，然後執行刪除操作。

Q8：刪除外勤出差申請紀錄時需要注意哪些事項？

A： 刪除後的紀錄將無法復原，因此操作前需確認其必要性。若該紀錄涉及重要行程或費用，建議備份或記錄相關資料後再刪除。此外，建議在刪除前與相關員工確認並溝通。

Q9：使用者（員工）在審核者完成審核前刪除申請，我該怎麼辦？

A： 若使用者（員工）在審核者完成審核前刪除申請紀錄，後台將不會保留該筆申請。請使用者（員工）重新提出申請後，再進行審核。

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