共有ファイルを整理する

ホーム > 管理モード > 人事 > 組織共有ファイル

管理者は、「管理モード」の「ホーム」で「人事」をクリックし、「組織共有ファイル」を選択して組織共有ファイルページにアクセスできます。 管理者はここにファイルをアップロードして、ユーザー（従業員）が表示またはダウンロードできるようにします。 「組織共有文書」を利用することで、情報伝達の効率化、通信コストの削減、メンバーが必要な文書や知識をより早く入手できるようになります。 また、管理者は権限設定やセキュリティ制御により機密情報を保護し、指定されたメンバーに適切な情報を提供することができます。 デジタル変革やナレッジマネジメントを推進する企業にとって、この機能は組織の業務効率と核となる競争力の向上に役立ちます。

この機能を使用する前に、組織の作成者は、クラウド スペースを開いて添付ファイルをアップロードするために、まずプレミアム「ストレージ スペース」プランに加入する必要があります。

組織にとっての重要性

一元管理、一貫した情報

組織管理者は、会社の運営に密接に関連する文書 (従業員ハンドブック、標準操作手順、作業仕様書など) を SwipePoint に一元的にアップロードし、さまざまなユーザー グループの権限を管理できます。 これにより、組織内の情報が標準と一致していることが保証され、メンバーが異なるバージョンを取得することによって引き起こされる誤解や運用上の逸脱が回避されます。

コミュニケーションコストを削減し、組織の効率を向上させます

組織に完全なファイル ダウンロード メカニズムがない場合、ユーザー（従業員）は多くの場合、口頭での問い合わせ、電子メールの添付ファイル、またはインスタント メッセージング ソフトウェアを通じてファイルを見つける必要があるため、バージョンの混乱や省略が容易に発生する可能性があります。 SwipePointの「組織共有ドキュメント」機能により、通信コストや情報検索コストが大幅に削減され、全体の効率が向上します。

情報セキュリティと権限管理

ユーザー（従業員）間でプライベートチャネルを介して文書がやり取りされると、文書の改ざんや漏洩のリスクが高まる可能性があります。 SwipePoint の権限管理およびセキュリティ メカニズムと組み合わせることで、企業内の機密文書や機密文書をより適切に保護しながら、関連するメンバーが必要な文書を正常に取得できるようになります。

デジタルトランスフォーメーションとナレッジマネジメント

「組織共有ドキュメント」機能により、企業は社内ドキュメントライブラリを作成できる。 初心者でも経験豊富なユーザー（社員）でも、プラットフォーム上で必要な情報を入手でき、長期的なナレッジの蓄積が可能です。 これにより、組織はコア知識を蓄積し、デジタル変革プロセス中に継続的に更新することができます。

活用シーンと例

新人トレーニングキット

  • 適用シナリオ：新しいユーザー（従業員）が会社に入社する場合、通常、従業員ハンドブック、部門紹介、システム操作手順、機密保持契約、職場の注意事項などの文書が必要になります。
  • 関数の使用法：管理者は、SwipePoint へのすべての新規ユーザーが読むか署名する必要があるドキュメントをアップロードできます。 新しいユーザーはプラットフォームにログインすると、すぐにダウンロードしたりオンラインで読んだりできるため、紙での配達への依存が軽減されます。

標準作業手順書 (SOP) と作業指示書

  • 適用シナリオ：製造、顧客サービス処理、プロジェクト実行などの固定手順に従う必要がある部門では、ユーザー（従業員）が SOP を頻繁に確認する必要がある場合があります。
  • 機能の活用：最新バージョンの SOP を SwipePoint にアップロードし、特定の部門のユーザー（従業員）のみがダウンロードできるように設定します。 プロセスが更新された場合は、新しいバージョンのファイルをアップロードし、関連するメンバーに通知するだけです。

各種申請仕様

  • 適用シナリオ：ユーザー（従業員）は、さまざまな申請手順、就業規則、書類の記入手順、または証明書の申請方法を確認する必要があります。
  • 機能の使用方法：申請 テンプレートと標準ドキュメントはプラットフォーム上で一元管理されます。ユーザー（従業員）は、必要に応じて最新のテンプレートをダウンロードし、規定に従って申請書を記入・提出することができます。

重要なお知らせと公式文書

  • 適用シナリオ：年次税務申告プロセス、社内規定の改訂、賞罰制度の変更などの重要事項については、関連するすべてのメンバーがタイムリーに正しい情報を入手する必要があります。
  • 機能の使用法：組織の管理者は、公式通知または公式文書の PDF を SwipePoint にアップロードし、すべてのメンバーまたは指定されたグループに通知できます。 ユーザー（従業員）は、後で参照するためにドキュメントを直接表示およびダウンロードできます。

セミナー・教育研修資料

  • 活用シーン：企業が社内トレーニング、定期セミナーを開催したり、メーカーから配布資料を提供したりする場合、ユーザー（従業員）は後で確認するためにプレゼンテーションやサポート ドキュメントをダウンロードする必要がある場合があります。
  • 機能の使用法：SwipePoint に教育およびトレーニングのドキュメント用の特別なエリアを作成し、PPT、PDF、またはビデオのリンクをアップロードして、学生がダウンロードして繰り返し学習できるようにします。

共有ドキュメントを追加する

ホーム > 管理モード > 人事 > 組織共有ファイル > 新しい共有ファイルの追加

管理者は、「管理モード」の「ホーム」で「人事」をクリックし、「組織共有ファイル」を選択し、「共有ファイルの追加」をクリックして、「共有ファイルの追加」ページに入ることができます。

  • 機能の説明

    • 写真を撮ったり、アルバムから画像を選択したり、ファイルをアップロードしたりすることで、共有ドキュメントに添付ファイルを追加できます。
    • 録画したビデオをアップロードするには、「ファイルのアップロード」機能を使用してください（MP4 または MOV 形式のみをサポートします）。

  • ファイルの制限

    • 単一ファイルの最大サイズ: 25 MB

  • 使用の前提条件

    • 組織の作成者は、クラウド ストレージを有効にして添付ファイルをアップロードするために、まず プレミアム Storage プランに加入する必要があります。

共有ファイルを削除する

ホーム > 管理モード > 人事 > 組織共有ファイル > 編集

組織の共有ファイルを削除するには、次の手順に従います。

  1. 「管理モード」ホームで [人事] をクリックします。
  2. [共有ファイルを整理する] を選択します。
  3. 右上隅の [編集] をクリックして、組織共有ファイルを編集するページに入ります。
  4. 編集ページの右上隅にある [削除] をクリックします。

🚨 注意! ファイルを削除した後は復元できません。 続行する前に確認してください。

よくある質問と回答

Q1：「組織共有ドキュメント」は主にどのような課題を解決しますか？

A：「組織共有ファイル」は、主に情報伝達効率、通信コスト、情報の一貫性、セキュリティを向上させます。 ファイルのアップロードと権限の管理を一元化することで、バージョンの混乱、欠落、検索の困難を軽減し、組織が情報を一元的に管理し、機密情報を保護できるようにします。 デジタル変革を推進する企業にとって、この機能は社内のナレッジベースを構築し、コアナレッジを蓄積するのにも役立ちます。

Q2：「組織共有ドキュメント」を利用するための前提条件は何ですか？

A：組織の作成者は、添付ファイルをアップロードする前に、まずプレミアム「ストレージ スペース」プランに加入し、クラウド スペースを有効にする必要があります。

Q3：管理者はどのようにして「組織共有ドキュメント」ページにアクセスしますか？

A：「管理モード」の「ホーム」で「人事」をクリックし、「組織共有ファイル」を選択して組織共有ファイルページに入ります。

Q4：ファイルを一元的にアップロードすることの組織にとってのメリットは何ですか？

A：ファイルを一元的にアップロードすることで、組織内の情報が仕様と一致していることが保証されます。 管理者は、メンバーが異なるバージョンを取得することによって生じる誤解や作業の逸脱を避けるために、さまざまなユーザー グループの権限を管理することもできます。

Q5：「組織共有ドキュメント」は、企業のデジタル変革とナレッジマネジメントの推進にどのように役立ちますか？

A：企業は「組織共有ドキュメント」を通じて社内ドキュメントライブラリを構築することができ、新規ユーザーや経験豊富なユーザー（従業員）が必要な情報を迅速に入手でき、長期的なナレッジの蓄積が可能になります。 これにより、組織は継続的に情報を更新し、核となる知識を保存することができます。

Q6：「組織共有文書」はどのような場合に利用できますか？

A：一般的なシナリオには、新人研修文書、標準作業手順書 (SOP)、作業指示書、さまざまな申請テンプレートと仕様書、重要な通知と公式文書、セミナーや教育トレーニング資料などが含まれます。 管理者は、部門またはグループに基づいて権限を設定し、関連するメンバーが最新バージョンのドキュメントを取得できるようにすることができます。

Q7：共有ファイルを追加する場合、どのようなファイルをアップロードできますか?サイズ制限はありますか？

A：写真を撮るか、アルバムから写真を選択するか、ファイルをアップロードすることで、添付ファイルを追加できます。 録画したビデオは「ファイルのアップロード」機能を使用する必要があり、MP4 または MOV 形式のみをサポートします。 単一ファイルの最大サイズは 25 MB です。

Q8：「組織共有文書」はどのように情報セキュリティを向上させますか？

A：「組織共有ファイル」は、SwipePoint の権限管理とセキュリティ メカニズムを組み合わせて、プライベート チャネル経由で送信される際にファイルが改ざんされたり漏洩したりするリスクを軽減し、関連するメンバーが必要なファイルを確実に取得できるようにします。

サブスクリプションユーザーは、より迅速なサポートを利用できます。 SwipePointの使用中にエラーや動作上の問題が発生した場合は、ライン公式アカウントからSwipePointチームまでご連絡ください。勤怠管理が中断されないよう、問題解決を優先的にサポートさせていただきます。 ライン ID: @nka7729y 今すぐ連絡

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