匯出加班申請紀錄
首頁 > 管理模式 > 申請紀錄 > 匯出加班申請紀錄管理者可以在「管理模式」的「首頁」點選「申請紀錄」，然後選擇「匯出加班申請紀錄」，進入到「匯出加班申請紀錄」頁面。管理者可以在此匯出指定時間內使用者 (員工) 已審核通過及待審核和已駁回的加班申請紀錄。
匯出申請紀錄資料格式
匯出的 CSV 檔案中各欄位名稱以英文顯示，其中包含使用者 ID（User ID）、人員編號（Employee ID）、員工姓名（Employee Name）、日期（Date）、開始時間（Start Time）、結束時間（End Time）、時數（Hours）、狀態（Status）、原因（Reason）、審核者姓名（Manager Name）、提交時間（Submit Time）以及審核者回應（Comments），上述中文名稱供管理者參考對照使用。
匯出的申請紀錄資料的欄位是英文，對照的中文如下：
| No. | 英文欄位 | 中文欄位 | 敘述 | 範例 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | User ID | 員工 ID | 該使用者 (員工) 的唯一識別 ID | dReHKiseggH3kiOlhnj876fheKle |
| 2 | Employee ID | 人員編號 | 該使用者 (員工) 的人員編號 | 1 |
| 3 | Employee Name | 員工姓名 | 該使用者 (員工) 的姓名 | 林曉明 |
| 4 | Date | 日期 | 使用者（員工）加班的日期，年/月/日。 | 2025/11/20 |
| 5 | Start Time | 開始時間 | 加班的開始時間，時:分。 | 18:00 |
| 6 | End Time | 結束時間 | 加班的結束時間，時:分。 | 20:45 |
| 7 | Hours | 時數 | 根據開始與結束時間計算出的總時數。 | 2.75 |
| 8 | Status | 狀態 | 申請目前的審核狀態，approved 為已審核，pending 為待審核，declined 為已駁回，canceled 為已取消。 | approved |
| 9 | Reason | 原因 | 員工提交申請時填寫的理由或說明。 | 工作尚未做完 |
| 10 | Manager Name | 審核者 | 該筆加班紀錄的加班審核者 | 張筱雅 |
| 11 | Submit Time | 提交時間 | 使用者（員工）送出此筆申請的具體時間，年/月/日 時:分。 | 2025/11/20 16:04 |
| 12 | Comments | 審核者回應 | 審核者在批准或退回申請時所留下的回應。 | OK |
匯出資料說明
刷點系統將加班申請紀錄永久保存於雲端，但根據組織的訂閱狀態，匯出功能的權限與時間範圍會有所限制。
匯出功能分類與限制
根據您的組織是否訂閱「組織無廣告」方案，匯出權限分為以下兩類：
| 訂閱狀態 | 匯出對象限制 | 時間範圍限制 |
|---|---|---|
| 未訂閱組織無廣告 | 僅限匯出個人，無法使用「全部匯出」功能。 | 最多僅能匯出 2 個月內 的資料。 |
| 已訂閱組織無廣告 | 可選擇匯出個人或全部匯出。 | 最長可匯出 1 年 的詳細資料。 |
加班申請紀錄出現亂碼的解決方法
在 Windows 電腦上直接使用 Excel 開啟 UTF-8 編碼的加班申請紀錄 CSV 時，如果檔案沒有位元組順序記號（BOM），或 Excel 以其他編碼解讀檔案，就可能出現亂碼。建議優先使用 Excel 的匯入功能並指定 UTF-8；不要將檔案轉成 ANSI 或 Big5，以免無法表示的字元遺失。
方法一：使用 Excel 匯入 UTF-8 CSV
- 開啟 Excel，建立空白活頁簿。
- 選擇「資料 > 取得資料 > 從檔案 > 從文字/CSV」。部分版本會直接顯示「資料 > 從文字/CSV」。
- 選取匯出的 CSV 檔案，再選擇「匯入」。
- 在預覽畫面確認檔案來源或編碼為 UTF-8，分隔符號為逗號。
- 確認預覽內容正常後，選擇「載入」。
方法二：另存為帶有 BOM 的 UTF-8 CSV
- 使用支援編碼轉換的文字編輯器（例如 Notepad++ 或 VS Code）開啟 CSV 檔案。
- 將檔案編碼改為「UTF-8 with BOM」或「UTF-8 BOM」。
- 另存新檔後，再使用 Excel 開啟。
如需更多說明，請參閱 Microsoft：正確開啟 CSV UTF-8 檔案。
使用手機將檔案分享到電腦的方法
匯出加班申請紀錄後，使用電腦進行後續作業會更方便。以下提供幾種使用手機將檔案傳送到電腦的方法：
方法一：使用雲端儲存空間進行傳輸
管理者可以使用手機將檔案上傳到 Google 雲端硬碟、Dropbox 等雲端儲存空間，具體步驟如下（以 Google 雲端硬碟為例）：
- 到 Play 商店或 App Store 下載 Google 雲端硬碟。
- 開啟 Google 雲端硬碟後進行登入。
- 在刷點管理模式的首頁中，點選申請紀錄，再點選匯出加班申請紀錄。
- 在頁面中可以選擇 Google 雲端硬碟，即可儲存在 Google 雲端硬碟中。
方法二：使用通訊軟體進行傳輸
管理者可以使用手機將檔案傳送到 LINE 單人群組或 Facebook Messenger 等通訊軟體，具體步驟如下（以 LINE 為例）：
- 開啟手機中的 LINE 應用程式。
- 在 LINE 的首頁中點選最上方的加入好友圖示。
- 在加入好友頁面中選擇建立群組。
- 在選擇好友的頁面中，請直接點選畫面右上角的下一步。
- 輸入群組名稱後，即可點選右上角的建立，完成單人群組的建立。
- 在刷點管理模式的首頁中，點選申請紀錄，再點選匯出加班申請紀錄。
- 在頁面中可以選擇 LINE，接著選擇剛剛建立的單人群組，即可將檔案儲存在 LINE 中。
常見問題與解答
Q1：匯出加班申請紀錄的功能在哪裡？
A：您可以在「管理模式」的「首頁」點選「申請紀錄」，進入申請紀錄頁面後即可找到匯出加班申請紀錄的功能。
Q2：哪些人可以使用匯出加班申請紀錄的功能？
A：只有具有「管理模式」權限的使用者（管理者）才能匯出加班申請紀錄。
Q3：匯出的加班申請紀錄資料有哪些欄位？
A：匯出的加班申請紀錄資料包含以下欄位：人員編號（Employee No.）、姓名（Name）、開始時間（Start Time）、結束時間（End Time）、加班時數（Hours）、申請時間（Request Date）、狀態（Status）、加班原因（Reason）以及審核者（Manager）。
Q4：為什麼打開匯出的 CSV 檔案會出現亂碼？
A：刷點匯出的 CSV 使用 UTF-8 編碼。若 Excel 直接開啟時未正確辨識 UTF-8，中文可能顯示為亂碼。建議使用「資料 > 取得資料 > 從檔案 > 從文字/CSV」匯入並確認編碼為 UTF-8，或將檔案另存為 UTF-8 with BOM 後再開啟；請勿轉存為 ANSI 或 Big5。
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