人員上傳
首頁 > 管理模式 > 人事 > 人員上傳管理者可以在「管理模式」的「首頁」點擊「人事」，再選擇「人員上傳」，即可進入「人員上傳」頁面。此處顯示員工上傳的文件。「人員上傳」功能透過雲端集中管理與即時查閱，不僅能為組織提升工作效率，也有助於落實數位化及提升團隊協作。從工程、保險、物流、到一般企業行政，都能運用此功能來優化內部流程。對於管理者而言，檔案一旦上傳，便能快速查看與審批，進而協助組織在各部門之間更有效地協作和溝通，讓公司持續向前、精進成長。
使用此功能前，必須由組織創建者先訂閱 Premium 的「儲存空間」方案，才能開啟雲端空間進行上傳附件檔案。
帶給組織的好處
集中管理，減少溝通成本
透過「我的上傳」，所有員工上傳的各類檔案（照片、工作報告、支出憑證、技術文件等）都能集中存放於雲端，管理者與使用者均可於同一平台查閱、追蹤，避免因檔案分散而產生的資訊落差和溝通成本。
即時掌握工作進度
員工可隨時上傳與工作相關的文件、照片或報告，管理者能及時了解員工在外出拜訪、會議記錄或專案執行情況，縮短回報時間並快速支援決策。
強化資料安全與私密
「人員上傳」功能支持自主管理與雲端備份，員工僅需透過個人帳號即可上傳並管理自己的檔案，系統亦有檔案大小與圖檔自動壓縮的設定，確保檔案易於儲存，同時保護公司內部資料不外流。
歷史記錄檢索方便
系統會自動記錄所有上傳檔案及其版本，日後若需回顧過往檔案或進行稽核（如核銷、績效考核、法律合規需求），只要透過相關查詢功能，即可輕鬆定位所需檔案。
節省紙本資源，推動環保
以往很多公司需要紙本保存出差費用、報告文件等，如今透過線上上傳與管理，不僅減少了紙本列印量，也能縮短文件傳遞與存檔的時間，落實綠色辦公、數位化流程。
應用範例
建築工程公司
- 現場照證明：工程人員能即時拍攝工地進度照並上傳，管理者可在辦公室立即查看當前進度。
- 安全巡檢紀錄：上傳巡檢紀錄表及現場照片，以利安全稽核與簽核。
保險與金融業
- 客戶拜訪紀錄：保險業務員在外拜訪客戶後，可拍攝合約簽訂進度或收據憑證後上傳，供公司後台即時審核。
- 費用報銷：理財或金融部門員工可上傳發票、收據進行報帳，省去傳真或郵寄等繁瑣程序。
物流與運輸業
- 貨物簽收存證：快遞或物流人員可拍下貨物簽收情形或運送過程照片，管理者於辦公室即可確認貨況。
- 運輸報告：運務人員每日工作完成後，上傳 Excel 報表或行車紀錄供主管快速審閱。
廣告與行銷公司
- 活動拍照素材：員工可於活動現場拍攝布置、攤位、宣傳海報等照片並上傳，設計與文案部門可即時取得素材。
- 專案進度回報：行銷企劃可上傳提案或簡報檔等文件，方便主管快速回饋。
餐飲或零售門市
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營運狀況回報：店長或員工可拍攝店內陳列、庫存狀況上傳，公司總部可了解每家分店現況。
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客訴或意外處理文件：若發生客訴事件，店員可立即拍攝相關證據或填寫處理流程表上傳，供公司後台即時掌握並回應。
一般企業行政
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會議記錄：員工可直接上傳即時拍攝的會議白板內容或會議紀錄文件，利於後續追蹤與執行。
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技術規範與設計檔：研發人員上傳專案設計圖、程式文件，方便團隊協作。
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人事單據：出差、請假等需求的證明文件可直接上傳，節省人事部後續審核時間。
常見問題與解答
Q1：怎麼查看員工上傳的檔案？
A： 管理者可以在「管理模式」的「首頁」點擊「人事」，再選擇「人員上傳」，即可進入「人員上傳」頁面，此處顯示員工上傳的文件。
Q2： 「人員上傳」功能的主要用途是什麼？
A： 「人員上傳」功能允許員工將各類工作相關的文件、照片等資料上傳至雲端平台，供管理者集中管理、即時查閱與審批。這有助於提升組織的工作效率、促進數位化轉型並加強團隊協作。
Q3：使用「人員上傳」功能需要具備哪些前提條件？
A： 組織創建者必須先訂閱 Premium 的「儲存空間」方案，才能開啟雲端空間，進而使用「人員上傳」功能進行檔案上傳。
Q4：「人員上傳」功能為組織帶來了哪些具體好處？
A： 此功能帶來的好處包括：集中管理文件，減少因檔案分散產生的溝通成本；管理者可即時掌握員工工作進度；強化資料安全與隱私，支援自主管理與雲端備份；方便快速檢索歷史檔案與版本；以及節省紙本資源，推動環保與數位化流程。
Q5：「人員上傳」如何協助改善內部流程與團隊協作？
A： 透過集中管理與即時查閱，管理者可以更快速地審核員工上傳的檔案，縮短回報時間並加速決策。各部門之間也能更有效地共享資訊與協作，例如設計部門可立即取得活動素材，人事部能快速審核請假單據等，整體提升公司的運作效率。
Q6：「人員上傳」功能如何保障上傳資料的安全性？
A： 此功能支援自主管理與雲端備份，員工透過個人帳號上傳與管理檔案。系統也提供檔案大小與圖檔自動壓縮設定，方便儲存的同時也能保護公司內部資料不外流，強化資料安全與隱私。
Q7：除了文件，「人員上傳」功能還支援上傳哪些類型的檔案？
A： 除了文件外，此功能也支援上傳照片、工作報告、支出憑證、技術文件、發票、收據、簽收證明、運輸報告（如 Excel 報表）、活動素材照片、提案簡報、店內陳列照片、庫存狀況照片、客訴或意外處理相關文件、會議白板內容照片、會議記錄文件、專案設計圖、程式文件、以及各種人事單據的證明文件等。
Q8：哪些行業可以應用「人員上傳」功能？請舉例說明。
A： 許多行業都能應用此功能，例如：建築工程：上傳現場照片、安全巡檢紀錄。保險與金融：上傳客戶拜訪記錄、費用報銷憑證。物流與運輸：上傳貨物簽收存證、運輸報告。廣告與行銷：上傳活動照片素材、專案進度文件。餐飲或零售門市：上傳營運狀況照片、客訴處理文件。一般企業行政：上傳會議記錄、技術文件、人事單據等。
Q9：如果需要回顧或稽核過往檔案，「人員上傳」功能是否提供便利的檢索方式？
A： 是的，系統會自動記錄所有上傳檔案及其版本。日後若需回顧過往檔案或進行稽核（如核銷、績效考核、法律合規需求），可以透過相關的查詢功能，輕鬆定位所需的檔案。
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